DocuSign macht vieles einfacher

Wichtig bei der Nutzung von elektronischen Unterschriften ist die Kommunikation um den Prozess herum. Wir legen für den Personalbereich eine Mailadresse fest, von der Dokumente zukünftig versendet werden, setzen auf den persönlichen Austausch mit den Empfängern vorab und sind bei Fragen oder Unsicherheiten ihre direkten Ansprechpartner.

Wie wird Docusign bei HKL eingesetzt?

DocuSign ist ein Tool für elektronische Signaturen und die digitale Abwicklung von Dokumenten. Anstatt Verträge oder Formulare auszudrucken, zu unterschreiben, zu scannen und per E-Mail oder Post zurückzusenden, können alle Beteiligten Dokumente vollständig digital bearbeiten und unterzeichnen.

Wir setzen DocuSign ein, um Genehmigungs- und Unterschriftsprozesse zu beschleunigen und Medienbrüche zu vermeiden.

In welchen Bereichen ist Docusign relevant?

DocuSign ist bereits in Salesforce eingebunden. So werden die Kolleginnen und Kollegen in der Abwicklung von Angeboten unterstützt. Ebenso nutzen Bereiche wie Liegenschaften oder Finanzen das Tool bereits für einige Prozesse.

Im HR-Bereich planen wir die Einführung ab diesem Monat und werden damit zukünftig unsere Vertragsprozesse abbilden. Wir beginnen mit bestimmten Dokumenten und bauen die Nutzung dann schrittweise weiter aus.

Gibt es Tipps zur Nutzung?

Versender sollten vor dem Versand prüfen, ob alle erforderlichen Empfänger und Unterschriftsfelder hinterlegt sind. Aussagekräftige Betreffzeilen und kurze Erläuterungen erleichtern die Bearbeitung für die Empfänger.
Empfänger sollten in Zeiten von Phishing aufmerksam sein und lieber vor der Unterschrift einen bekannten vertrauenswürdigen Kontakt ansprechen.

Alle Verträge und Anhänge sollten immer sorgfältig gelesen und erst nach Klärung aller Fragen unterschrieben werden!

Die Vorteile auf einen Blick

Schnellere Bearbeitungszeiten: Dokumente können innerhalb weniger Minuten versendet, geprüft und unterschrieben werden – unabhängig von den Versandzeiten oder Dauer der Post.
Ortsunabhängiges Arbeiten: Unterschriften sind jederzeit und von jedem Endgerät aus möglich – unabhängig vom Standort.
Reduktion von Papier und Verwaltungsaufwand: Druck-, Scan- und Versandprozesse entfallen – ein weiterer Schritt in Richtung nachhaltigeres Arbeiten.
Sichere Dokumentation: Alle Schritte werden automatisch und nachvollziehbar dokumentiert.

Ronja Leißing begleitet die Einführung von DocuSign in ihrer Rolle als Projektmanagerin.