Shared Services für mehr Effizienz
Im Organisationsbereich der Zentrale gab es im Laufe der vergangenen Monate eine Vielzahl von Veränderungen. Einige Abteilungen wurden umstrukturiert, andere neu geschaffen. Nicht immer ist allen Mitarbeitenden sofort klar, was sich hinter den neuen Strukturen und Bezeichnungen verbirgt. An dieser Stelle geben wir einen Einblick in die Arbeit der Abteilung „Shared Services“, die im Juni 2022 ihre Arbeit aufgenommen hat.
„Ziel der neuen Abteilung ist es, die Abläufe in den vertriebsorientierten Bereichen effizient zu unterstützen und damit unsere Kolleginnen und Kollegen bei ihrer Arbeit zu entlasten“, sagt Tim Schrage, der als Leiter der neuen Abteilung verantwortlich ist. Das betrifft zum einen den Neumaschinenverkauf, den die Kollegen von „Shared Services“ von der Angebotserstellung bis hin zur Verkaufsabwicklung projektbezogen begleiten. Zukünftig werden hier standardmäßig auch Wartungsvertragsangebote direkt miterstellt. Unsere Kundenberater werden so bundesweit zentral unterstützt und von administrativen Aufgaben entlastet. Konkret bedeutet das mehr Effizienz durch die Vereinheitlichung interner Abläufe. Der Kundenberater hat so den „Rücken frei“ für aktive Kundenakquisition. Tim Schrage und sein Team regeln diesen gesamten Prozess.
„Shared Services“ unterstützt, indem das Team einen zentralen Ansprechpartner für definierte Großkunden zur Platzierung überregionaler Aufträge oder Angebotsanfragen stellt. Auch hier sind die Unterstützung von effizienten Prozessen, die Entlastung unserer Kolle- ginnen und Kollegen sowie eine reibungslose Abwicklung die Ziele.
„Shared Services“ bündelt somit administrative und organisatorische Aufgaben. „Mehr und mehr sehen wir, wie die zum Teil in der Vergangenheit unterschiedlich bearbeiteten Prozesse nunmehr sinnvoll und schlank vereinheitlicht werden. Und auch die Kollegen vor Ort schätzen diese neuen, klaren Strukturen“, stellt Tim Schrage fest und ergänzt: „Zudem gibt es stets einen großen Bedarf an unterschiedlichen Informationen, die wir gern als „aktives Lexikon“ an die Kolleginnen und Kollegen weitergeben. Wir unterstützen, wo wir können.“
„Wir unterstützen, wo wir können!“
Insgesamt arbeiten im Bereich „Shared Services“ neben Tim Schrage und Katharina Kruse derzeit Maxi Schulz, Knut Rickert und Holger Faber. In Kürze erhält das Team zusätzliche Verstärkung durch Robbie Schlichting, der dann seine Ausbildung bei HKL erfolgreich absolviert hat.